企业管理
基于内部市场化的信息管理系统的建立与实践
摘要:针对煤矿企业的安全、生产、经营等各方面数据,能否基于对这些数据的分析进行决策,成为企业的挑战。本文在分析煤矿企业内部市场化运作需求的基础上,详细阐述了内部市场化信息管理系统的设计、实现的内容以及创新点;系统的应用,不仅实现了企业内部海量数据、结算的统一管理,而且提高了职工的工作效率、企业的管理水平,降低了企业成本。
关键字:内部市场化、信息化系统、效益
一、煤矿企业设计开发内部市场化管理系统的背景
面对煤炭市场形势的严峻压力,企业为改变粗放经营管理模式为精准管理模式、精细管理、降本增效,通过引进内部市场化管理体系,以“市场为导向,效益为中心”的原则,按照市场经济的机制,充分利用价值规律,经济杠杆的竞争机制,使职工与职工、职工与基层单位、基层单位与企业间原来单纯的行政管理,变成为以经济交易与行政管理有机结合的管理体系,使单位之间、单位与企业间的协作和管理关系变为等价交换的经济往来关系[1-3]。内部市场化管理涵盖了企业管理的方方面面,拥有大量的基础数据。但煤矿企业在信息化建设方面大都存有系统繁多、数据分散、数据库异构、分析效率低、辅助决策功能弱等问题,无法将海量数据转换成企业的强大生产力和竞争力,能否实现对众多新的数据源和海量数据进行提炼分析为决策提供支撑,对煤矿企业提出了挑战。
为此,淮矿西部公司在着力推进煤炭企业经营机制转换的前提下,按照内部市场化运作要求,运用网络技术建立了内部市场化管理系统,纳入了市场化的各项业务,固化并优化了内部管理流程,真正做到了数据的综合查询、统计与分析,同时自动生成经营分析报告,并以图表形式展现生产经营指标完成情况,有效弥补了企业经营管理中信息化提炼空白。
二、内部市场化管理与信息化系统的内涵
(1)内部市场化管理
内部市场化管理以价值规律为指导,以目标管理和全面预算为基础,以市场化主体为价值结点,以信息化建设为手段,全面推进内部市场化管理,构建全方位、立体化的“以效益为中心,实行成本利润双控制,形成矿、区队(科室)、班组、个人的四级运行体系,健全保障体系,建立要素市场”的内部市场化管理构架,最终实现节支降耗,企业增效,员工增收[1-3]。
(2)信息化系统
内部市场化管理系统是以全面提升企业管理水平为目标,本着“先易后难、成熟先行、边建边用”的原则,利用目前先进的开发技术,力求打造企业统一管理平台,是整个公司生产矿井单位预算、结算考核的管理平台。通过该平台,一是实现定额管理、预算管理、结算管理、考核管理等功能;二是实现企业管理标准化、共享化、信息化;三是与企业已有的系统集成,实现数据的综合查询,为企业领导提供决策支持。具体来说,系统的建设要求:
1、搭建煤矿企业内部市场化信息化管理平台,全面纳入企业内部市场化各类信息。将内部市场化所涉及到的基础信息、绩效考核、成本控制等业务全面纳入到内部市场化信息管理系统之中[4]。
2、建设内部市场化交易平台,在系统上做到统一管理各项业务交易的价格标准、交易流程等;通过填报企业内部市场化相关部门信息,实现各级部门内部市场化交易信息的监控管理[4]。
3、建立内部市场化结算平台,实现各区队月度考核结算、班组日清日结、个人班清班结等业务结算。通过查询系统自动获取结算数据,实现数据的共享。
4、努力打造信息集成化系统,通过接口的形式或者直接访问数据库的形式,集成企业已有的信息系统,实现数据的自动获取、综合查询等功能,进一步为企业提供决策支持。
三、内部市场化管理系统建设的主要做法
(1)系统技术特点。系统采用C#语言,利用SQL Server数据库、Visual Studio 2015开发环境、Asp.Net技术、B/S架构,形成了具有表示层、业务逻辑层、数据访问层三层架构的信息化系统[5]。
①标准性和开放性:系统以“标准和开放”的原则,支持各种相应的软硬件接口,使之具有灵活性和可扩展性,为将来系统扩展和二次开发提供接口。
②先进性:系统设计立足先进技术,采用先进的设计理念、技术路线和技术体系架构,使项目具备国内领先的地位,以保证建成的系统使用周期长,性能指标高。
③可靠性和成熟性:系统采用技术成熟、安全可靠、稳定的开发技术及设计方案,以保证整个系统的正常运行,并能应付可预想的异常情况。
④安全性:对总体网络与应用安全进行严密设计,采用操作权限控制、数据备份、系统日志监督等多种手段防止系统数据被窃取和篡改,提高系统运行环境的安全性。
⑤组件化设计:整个系统采用组件化的设计,统一标准接口规范,方便今后软件系统扩展和其他子系统添加,增加系统的可维护性和易扩展性。
⑥实用性:紧贴企业内部市场化运行的实际需求,设计开发针对性实用性强的管理软件,最大限度符合用户的操作习惯。
(2)系统的整体框架。根据企业的需求,内部市场化管理系统全面纳入市场化基础信息、交易流程、绩效考核、成本控制、经营管理等业务,具体分为生产经营管理体系、内部市场化管理体系、支撑保障体系、基础管理体系、系统维护等模块,各模块又由多个小模块组成。
(3)系统具体实现的内容。
1)生产经营管理体系
①预算指标:年度预算指标是市场化的重要依据,直接或间接影响各级市场主体的价格体系与定额体系。将年度作业生产计划指标层层分解为月度计划并与市场化模块结合,进行指标控制。一方面,可以督促所有单位在重要任务完成时注意资源的分配;另一方面,在实际运营过程中,也能够成为部室月度考核结算的依据。
②日工作量录入查询:由各个职能部门根据日工作量及时录入每天的采煤、掘进、钻孔、商品煤产量等基础生产数据,一是有利于月底统计,作为考核的一部分。二是有利于生产领导者掌握日常生产完成情况。
③月度商品煤销售:通过接口的形式与煤炭销售系统进行对接,实时获取煤炭的销售量,有利于领导者实时掌握企业的经营状况,并为经营分析、制定合理的下一步产煤量提供基础数据。
2)运行管理体系:是内部市场化系统的核心体系,融合了各个市场之间、部门之间的交易结算,主要包括了各级市场交易的价格管理模块、结算模块。价格模块:系统统一管理各级市场建立的以人工费、材料消耗、电力消耗、维修费等为主要内容的单一单价或综合单价,并编制、形成内部价格目录,为各级市场运作提供基础数据。结算管理模块:以标准化、表格化和流程化实现各级市场的结算管理,具体做到了区队月清月结、班组日清日结、个人班清班结的统一管理,更是内部市场化运作的核心模块。
①一级市场(矿):通过对二级市场各个指标汇总,了解全矿总体收支状况。包括月度收支结算汇总表,月度收支结算明细表,月度单位奖罚明细等。
②二级市场(区队科室):系统分为了专业市场、机电专业市场、一通三防专业市场、党群政工专业市场、经营专业市场、资源环境专业市场、安全专业市场和其他专业市场,不同的专业市场有不同的定额价格体系、结算体系和结算资料。根据企业制定的经营绩效考核管理办法,采用直接结算或者链式结算的方式,计算各个专业市场的收入与支出,保证按时结算区队/科室的月度绩效工资。
③三级市场(班组):实现区队科室对班组的结算,主要以班组工序定额(以人工费、材料消耗、电力消耗、等为主要内容的单一或综合单价)为基础,以实际工作量及实际消耗为依据,结合当班发生的其他收支及奖罚计算班组当班收入,做到班组“日清日结”。
④四级市场(岗位/个人):以个人为核算主体,通过调取定额存储的人工单价信息,结合实际工作量自动结算个人当天当班的工资。月末结算处理班组及个人的各项考核及奖罚,根据二三级市场的结算结果二次分配,兑现个人的月度效益工资。
⑤要素市场:系统通过独立开发模块或者以集成的方式,实现了要素市场的统一管理,涵盖了物资供应市场、修旧利废市场、设备租赁市场、设备维修市场、电力市场、人力资源市场。
一是通过独立开发模块的方式,开发了修旧利废市场模块,实现了物资回收指标的考核、维修物资修前鉴定修后验收以及维修部门月度维修结算、物资再复用的过程化管理;设备租赁市场模块实现了设备档案管理、设备状态动态管理、设备租赁管理;设备维修市场模块实现了设备维修申请、设备维修结算的功能;特别是人力资源市场模块的开发,实现了企业岗位管理、待岗人员培训再上岗的动态管理。
二是通过软件接口的形式,实现了与物资消耗系统、“互联网+”电力系统、井下定位系统的集成。与物资消耗、电力系统的集成,实现了物资消耗明细、各个电力系统的日查询以及区队月度物资、电力消耗的汇总,为二级市场矿对区队成本的考核提供了基础数据;与井下定位系统的集成,方便了职工利用查询一体机以及手机APP对个人下井数、下井时间等数据查询,也体现了下井津贴发放的公平性。
3)基础管理体系:定额工作是市场化管理的基础,而价格是内部市场规范运作的前提。该模块可以实现定额、各级市场交易价格的统一管理,一方面可以通过定额指导测定价格,另一方面有利于企业实时设置或修改内部市场化相关价格,并以此逐步完善企业内部价格体系和结算体系。
4)支撑保障体系
①全面预算管理:可控费用指标为市场化重点控制指标,优先纳入市场化考核体系。将年度可控成本预算指标层层分解为部室月度指标,一是实现部室月度成本指标的统一管理,二是通过数据链接的方式,考核到内部市场责任主体中;三是通过月度预算指标与月度预算指标对比,为矿井经济运行质量的不断提升提供有效的数据支撑。
②全员业绩考核:在健全内部市场化管理考核办法和奖惩制度的基础上,统一管理并汇总各种奖罚,严格考核奖惩兑现,保证内部市场化管理的顺利推动。
5)系统管理体系:为了方便软件管理,管理员需要按建制层级设置管理矿所属各级机构、单位、部门,对全矿职工实施统一编码,对系统操作流程中各种角色进行预置。根据工作流和审批权限,在系统中对各种角色进行不同权限配置,记录用户登录及相关操作,便于发生问题时追溯倒查等。
(4)系统的主要创新点。
一是系统既做到了成本的统一管理,又做到了细化和量化成本的考核指标。一方面系统把企业对区队的核算体系应用网络工具作为成本管理和控制的载体,建立区队成本预算、消耗定额和考核体系,客观、真实、适时地反映成本控制和消耗情况;另一方面把成本指标转化为可量化的员工绩效考核指标,与员工的业绩、工资、资金挂钩,与每个人的收入紧密相联,树立了全员参与成本管理的思想。
二是系统根据内部市场化管理经营分析制度,对煤矿企业内部市场化平台产生的大量信息实时进行经营活动分析,检查各项指标完成情况,并通过信息化平台以图表(如下图)或者形成文件的形式展现基础数据(包括原煤计划实际产量、进尺计划实际产量、商品煤计划实际销售量、各项成本的预算实际消耗等数据),有利于领导分析存在问题和原因,并制定相应的改进措施,更为领导者提供决策支持信息。
三是灵活性高。系统中的结算内容和方法都可以灵活定制。各类定额和价格可以按照企业自身的情况进行分类定义,并且能够保存不同的历史版本。
四是使用便捷。系统采用B/S架构,无需安装客户端。
四、内部市场化管理系统实施取得的效益
内部市场化管理系统自2016年8月启动建设以来,历经需求调研分析、开发测试、集成上线试点运行,再到实施推广,截止到目前系统已在公司内部5个子公司77个职能部室全面安装上线,系统操作管理人员高达2000多人,通过系统查看数据的人员几乎达到了公司在册的所有员工。系统的实施,在管理、经济的效益主要体现在以下几个方面:
1.系统的实施,不仅缩短了月底结算的时间,提高了职工的工作效率,而且降低了企业结算人员数量,节省了用工成本。原来的手工结算方式,从数据的收集、汇总、因素调整到结算及上报,占用时间长高达7天,而系统通过实时共享、调用事先录入的考核数据,月底结算由原来每个科室专人结算,改变为结算中心的两人只需2天时间结算公司所有职能科室,工作效率提高了12.25倍,而且降低了企业结算人员的用工量,每年公司节省了1800万人工费。系统通过信息化方式,使得所用数据按标准的格式输入,实现了数据的准确传输、统计与共享,有利于内部市场化管理办公室实时对各层次的市场化工作运行情况进行跟踪,极大地提高公司的工作效率。
2.系统的实施,实现了结算共享化、公开化、透明化,有利于提高内部自主管理水平。系统的实施,基层各单位可以通过网络在任意时间、任何地点查询本单位结算、与业务单位的结算及经营情况。透明化的结算结果,便于基层各单位比较、分析、总结区队内部价格目录、市场结算、绩效考核、收入分配等情况,从而提高区队干部的决策能力、执行能力。把区队干部从过去繁杂的经济分配中解脱出来,把更多的精力投入到安全生产之中,同时增加了经济分配的透明度,强化了区队民主管理。
3.实现成本分级管控,从而降低生产成本。内部市场化管理制度要求年初成本预算指标依次分解到区队、班组、个人,实际实施过程中成本消耗的大量统计工作增加了区队的管理难度,然而通过系统的应用,有利于各基层单位对班组进行材料、电力、人力等成本的实时监控,对不同班组之间的成本消耗情况进行对比分析,充分激发各班组节约降耗的积极性和主动性,从而实现优化生产资源配置、降低生产成本、进而提升经济效益的目的。
4.有利于促进淮南矿业西部公司管理信息系统体系的整合和完善。系统的实施,将从底层为淮南矿业西部公司的管理发展和信息化建设提供准确数据,从而有利于公司通过大数据分析提高管理效益的水平。
五、结语
煤矿企业内部市场化管理系统的开发与应用,满足了现代企业内部市场化管理的需求,得到了良好的应用,对于提高煤矿企业的经营管理工作及效率,真正意义上实现煤矿企业信息化管理,促进企业内部市场化运作管理科学化、制度化、规范化、精细化具有重要的意义。
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